Die Antwort: Sehr viel. Coworking-Betreiber haben nämlich hohe Ansprüche an ihre Schlüsselverwaltung und mit Herausforderungen zu kämpfen, denen herkömmliche Schließsysteme nicht gerecht werden. Und hier kommt Tapkey, die Smartphone-basierte Zutrittslösung, ins Spiel.12345
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Um ein besseres Verständnis für die täglichen Herausforderungen von Coworking-Betreibern zu bekommen, haben wir einige Space Owner zu diesem Thema befragt. Die Ergebnisse wollen wir euch auf keinen Fall vorenthalten.
24/7 Anwesenheit
Aus den Interviews wird klar, dass die physische Anwesenheit eine der größten Herausforderungen darstellt. Doch es ist möglich, Zutritt rund um die Uhr anzubieten, ohne rund um die Uhr anwesend zu sein. Mit dem Tapkey Schließsystem können Betreiber bei Bedarf einen Betrieb „ohne Rezeption“ einrichten. Über die Mobile App oder das Webportal können Zutrittsberechtigungen an Coworker online vergeben werden. Diese können wiederum die Türen entweder via Smartphone oder NFC Transponder öffnen.
Schlüsselübergabe, Schlüsselverlust & Co.
Viele Coworking-Betreiber geben an, dass Schlüsselübergaben besonders zeitraubend sind. Die Schlüssel müssen nicht nur an neue Mitglieder vergeben, sondern auch nach Ablauf der Vertragslaufzeit wieder eingesammelt werden. Das Problem wird verstärkt, wenn ein Anbieter mehrere Standorte betreibt. Doch noch viel mehr: Das Schlüsselmanagement von Coworking Spaces mit hoher Fluktuationsrate bietet Potential für Chaos und Unsicherheit. Schlüssel, die kopiert oder verloren werden, gefährden die Gebäudesicherheit und sind mit zusätzlichen Kosten verbunden. Der Verzicht auf physische Schlüssel räumt dieses Sicherheitsrisiko aus der Welt.
Mit Tapkey ist der Aufwand für die Verwaltung der Schlüssel wesentlich geringer, da sich Zutrittsberechtigungen auf Knopfdruck vergeben und entziehen lassen. Darüber hinaus ist es auch wirtschaftlicher, über eine automatisierte Schlüsselvergabe einzelne Räume schneller und flexibler vergeben und belegen zu können. Die Raumkapazitäten lassen sich folglich effektiver auslasten.
Fix oder Flex?
Flexibilität wird bei Coworkern sehr groß geschrieben. Aus diesem Grund bieten die meisten Shared Offices neben fixen Arbeitsplätzen, auch Flex Desks an. Auch hier stehen Coworking-Betreiber vor administrativen Herausforderungen. Doch mit Tapkey können Betreiber sowohl unbegrenzten Zugang als auch temporäre Zutrittsrechte vergeben. Ganz individuell – je nachdem, wie lange der Vertrag des Coworkers läuft. Um einen besseren Überblick in der Tapkey App zu bewahren, können auch Kontakte, die nicht mehr benötigt werden, aus der Kontaktliste gelöscht werden.
Wer, wann und wo?
Ein weiteres leidiges Thema über das sich Coworking-Anbieter den Kopf zerbrechen müssen: die Abrechnung von Meetingräumen. Wer hat den Meetingraum gebucht und wie lange? Über die Tapkey App wissen Betreiber stets, wer zu welcher Zeit ihre Räume nutzt. Stichwort: Zutrittsprotokoll. Hiermit lassen sich die Zutrittsaktivitäten der Coworker ganz einfach tracken. Diese Funktion hat sich auch bei Diebstählen bereits als nützlich erwiesen, wie ein Coworking-Betreiber erzählt.
Alles in allem wächst der Wunsch nach einer ganzheitlichen Lösung. So äußert sich ein anderer Coworking-Inhaber, dass die Zutrittslösung in bestehende Mitgliedermanagement-Apps implementiert werden soll. Basierend auf der Mitgliedschaft sollen Zutrittsberechtigungen vergeben werden. Dank einer offenen API Schnittstelle ist Tapkey nahtlos in bestehende Software des Coworking-Anbieters integrierbar. Mehr dazu bald!
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